2010年8月21日下午3时，学院在行政楼一楼会议室，召开了2010级新生校外接待组工作会议，部署了新生外接待有关工作。组织人事处、资产管理处，以及机电系、土木系、文管系、信息系、基础部、军体部等有关部门50余名参与外接待工作的教职工参加了会议。学院领导雷裕祯同志到会并作重要讲话。

会上，组织人事处处长李和杰对外接待工作的组织管理、工作要求作出了部署，划分了负责区域，明确了责任人，提出了具体工作方案，对准备工作、夜间学生家长住宿、物品存放、工作交接等具体工作作出了细致布置。资产管理处处长李中建就车辆安排、注意事项等问题作出了安排，特别在关于车辆调度、新生接送、沟通衔接、安全保障等工作环节上，明确了要求。

会议最后，学院领导雷裕祯同志就进一步做好新生外接待工作强调了三项要求。他谈到：一是统筹兼顾，确保安全。在接送新生过程中要防止场面混乱，保证有序进行，要防止疲劳驾驶，保证交通安全，要防止疏忽大意，保证财务安全。二是主动服务，热情接待。接待工作人员要首先在思想上，树立服务意识、窗口意识、自觉意识，要主动帮助新生及家长，遇到困难要妥善安排、积极协调，尽量克服困难、解决问题。三是注意仪表，维护形象，参与接待的师生迎新期间要注意仪容仪表、言谈举止，挂校牌、工作牌上岗，坚决维护好我院对外形象，展示我院教工、学生良好的精神风貌。